Menjadi problem solver ditunjukkan salah satu mahasiswa SISTECH (School of Science and Technology), Steven Susanto; yang berhasil membuat sebuah Document Management System (DMS) bagi Matahari Department Store (MDS), Tbk. Sistem ini diakui MDS berhasil meningkatkan efisiensi waktu Departemen Legal dalam mengurus dokumen.
“Tujuan penelitian saya yaitu menggunakan DMS sebagai sebuah sistem yang berfungsi untuk mengelola, menyimpan, melacak dokumen, mengirim reminder otomatis kepada semua pihak terkait. Awalnya MDS harus mengelola seluruh dokumen yang begitu banyak. Hingga saat ini MDS memiliki 155 toko, dan bayangkan sebelum ada sistem ini Departemen legal harus mengurus dokumen kontrak sehingga sebuah toko dapat dibuka secara legal, secara manual. Kemungkinan terjadi human errors sangat besar,” jelas Steven.
Sistem manual ini membuat pihak-pihak yang terlibat dalam perjanjian kontrak harus mengurus proses dengan effort besar dan waktu yang lebih lama dengan sistem serta media komunikasi yang terlalu beragam dan sulit dipantau prosesnya.
Setidaknya proses perjanjian kontrak ini melibatkan pihak Real Estate yang akan membuka toko dengan Divisi CSL (Corporate Secretary of Legal) MDS. Dalam proses ini kedua pihak harus memastikan dokumen yang ada sesuai, dan setiap proses ini dokumen yang akan di-review selalu dalam bentuk hard copy. Hal ini jadi isu lainnya, yaitu pemborosan kertas
“Dari semua masalah tersebut, membawa saya untuk fokus membuat sistem yang meningkatkan efisiensi dan efektivitas; yaitu mengubah selurus proses dengan sistem digitalisasi. Seluruh dokumen sejak awal hingga approval hanya cukup upload dalam sistem ini. Cukup 1 sistem ini semua pihak terkait dapat mudah melacak dan memantau rekam jejak proses dokumen legal di sistem ini. Saya juga memberikan fitur email otomatis ketika ada dokumen yang perlu ditindak kepada pihak terkait. Untuk memudahkan penggunaan sistem ini, saya juga bertanggung jawab membuat guideline penggunaan. Baik Technical Description, Fungsional Description, User Guide, dan dokumen UAT (User Acceptance Test),” papar Steven.
Dalam proses penyelesaian magang ini, tentu banyak kendala yang harus dihadapi. Namun Steven mengaku kerja keras, ketekunan, dan tidak mudah menyerah menjadi nilai mutlak yang ia pegang. Tidak hanya itu ia juga mengaku keberhasilannya juga tidak terlepas dari pembekalan yang telah diberikan SISTECH UPH. Melalui ilmu yang pernah ia dapatkan, seperti Bahasa pemrograman, Teknik Web Lanjut, Arduino, dan ilmu lainnya; Steven mampu membuat sistem tersebut dengan menggunakan metode prototyping sebagai metode pengembangan sistem. Perancangan sistem dilakukan dengan pemodelan Unified Modelling Language (UML) dan Bahasa pemrograman yang digunakan yaitu PHP dengan framework CodeIgniter. Steven juga menggunakan teknologi MariaDB sebagai sistem manajemen basis data.
“Selain ilmu, jauh yang lebih saya rasakan sebagai pembekalan di SISTECH UPH adalah bagaimana para dosen begitu koperatif, selalu terbuka untuk berdiskusi, bahkan sejak awal kuliah. Ilmu dan pengalaman para dosen yang dibagikan ketika kami berdiskusi, ternyata banyak membantu ketika saya menemukan permasalahan teknis saat magang. Saya jadi lebih mudah untuk memecahkan case yang ada,” cerita Steven.
Melalui seluruh proses studi dan magangnya ini, Steven mengaku bangga dan bersyukur.
“Magang ini tentu mampu mengembangkan hard skills saya dibidang teknologi serta soft skills. Kemampuan logika berpikir saya meningkat, kemampuan berkomunikasi dalam menggali keinginan serta kebutuhan klien juga berkembang. Sungguh proses magang ini sangat membanggaka. Jujur saya tidak menyangka mampu membuat sebuah system seperti ini dan dapat diakui oleh industry nyata seperti MDS dengan total waktu pengerjaan kurang lebih 4 bulan. Saya bersyukur dan bangga,” tutup Steven. (mt)